Все о резервных фондах: как и зачем их создавать, откуда брать деньги и на что тратить

Резервный фонд компании — это не что иное, как «заначка». Копилка, в которую вы откладываете денежные средства на определенные цели. В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вы можете создать один резервный фонд или сразу несколько. Это могут быть фонды:

• На развитие компании. Тут, вы можете аккумулировать денежные средства на масштабирование бизнеса (расширение производства, открытие новых торговых точек, филиалов и т.д.).
• На модернизацию оборудования. Здесь можно собирать деньги на закупку нового оборудования.
• На обучение сотрудников. Это могут быть средства на разнообразные тренинги и обучающие программы для персонала.

Резервные фонды позволяют решать запланированные бизнес-задачи, а также помогают с минимальными потерями пережить тяжелые времена в случае наступления кризиса, внезапного уменьшения прибыли и других проблем.

Средства для резервных фондов берутся из чистой прибыли компании. Как правило, на время формирования фонда, устанавливается конкретный процент от прибыли, который периодически перечисляется в фонд (каждую неделю, месяц или квартал). Важно, чтобы это были деньги, не предназначенные на содержание бизнеса, потому что, если вы будете залезать в эти расходы, то собственноручно можете спровоцировать кризис в вашей компании.

Конечно, чем дольше, тем лучше, но без фанатизма. В основном, компании создают резервы денежных средств в таких объемах, чтобы бизнес мог спокойно просуществовать от трех месяцев до полугода при условии, что прибыль будет равна нулю.

В идеале ни на что не тратить, на то они и резервные сбережения. Потратить эти средства можно только, если:

• вы накопили достаточно денег для реализации тех задач, ради которых и создавался резервный фонд;
• ваш доход внезапно сильно упал и вам нужны деньги для стабилизации финансовой ситуации в компании.

Хранить резервные средства нужно так, чтобы иметь к ним быстрый доступ. Для этого подойдет обычный депозитный счет с возможностью пополнения и снятия средств. Конечно, деньги должны работать, но не в этом случае. Если сегодня вы их вложите, например, в ценные бумаги, а завтра случится какой-нибудь кризис и они вам понадобятся, быстро вернуть средства вряд ли получится, а если получится, то это может привести к финансовым потерям.

Резерв денежных средств создается в несколько этапов:

1. Рассчитайте требуемый размер резерва. Посчитайте ежемесячные расходы бизнеса на обеспечение его жизнедеятельности (аренда, зарплата сотрудникам, налоги и т.д.). Умножьте эту сумму на 6 (если хотите создать фонд, который поможет вам пережить кризис длиной в полгода). Если фонд создается под конкретные цели, посчитайте сколько нужно денег для их достижения.

2. Определите, какой процент средств вы будете переводить в резервный фонд. Тут все индивидуально и зависит от вида деятельности компании, размеров и структуры вашей прибыли. Например, если ваш доход стабилен в течение года, можно отчислять на резерв одинаковый процент ежемесячно, допустим, 10 %. Если ваш бизнес имеет ярко выраженную сезонность, то в «хорошие» месяцы можно отчислять и больший процент, чтобы в будущем перекрыть потребность в денежных средствах в «плохие» месяцы.

3. Определитесь, где вы будете хранить резервные деньги. Как мы уже говорили, больше всего для этого подойдет депозитный счет с правом пополнения/снятия в надежном банке. Так, ваши резервные средства всегда будут под рукой, и вы сможете оперативно ими воспользоваться в случае необходимости.

4. Начните наполнять резервный фонд деньгами. Тут очень важно правильно посчитать чистую прибыль компании. И без финансово-управленческого учета здесь никак. Потому что нередко бывают ситуации, когда по отчетам прибыль у вас есть, а по факту на счетах ее нет. Нужно рассчитать соотношение чистой прибыли и выручки, понять какой процент от общего денежного потока есть прибыль, и тогда вы сможете определить процент, который будете отчислять в резерв. С этим вам может помочь Brizo CRM. Наша система содержит в себе отличные инструменты управленческого учета, такие, как платежный календарь, ОПиУ, ДДС и другие, что помогут вам не ошибиться в расчетах.

5. Адекватно оценивайте обстоятельства. Тратить деньги из резерва можно только в случае крайней необходимости. Поэтому, если у вашей компании возникли проблемы, не хватайтесь сразу за свою «копилку». Возможно, исправить ситуацию можно и другим способом.