Учет денег в бизнесе: как начать наводить порядок в финансах

Порядок в финансах дает возможность эффективно с ними работать. Эффективная работа с финансами позволяет грамотно вести бизнес. Грамотное ведение бизнеса — залог успеха и прибыльности компании. Как навести порядок в финансах? С чего начать? Поговорим в этой статье

Адекватное управление финансами компании, независимо от ее размеров и вида деятельности, невозможно без построения системы управленческого учета. Не бухгалтерские отчеты и налоговые декларации, а данные именно управленки показывают собственнику реальное положение дел в его бизнесе, всю картину происходящего на предприятии, позволяют обоснованно прогнозировать деятельность на будущее и принимать оптимальные тактические и стратегические управленческие решения.

Поэтому для начала нужно вникнуть в то, что такое управленческий учет и внедрить его у себя в компании. В первую очередь, познакомьтесь с «тремя китами» управленки: отчетом о движении денежных средств (ДДС, Cashflow), отчетом о прибылях и убытках (ОПиУ, P&L) и управленческим балансом. И начать стоит с ДДС.

Отчет о движении денежных средств: что показывает и зачем нужен

Контролировать движение денежных средств необходимо для того, чтобы знать, сколько денег пришло на расчетный счет и в кассу, а сколько ушло. Для этого нужно фиксировать каждую операцию, когда денег становится больше или меньше.

Отчет ДДС показывает, на что вы тратите денежные средства компании и сколько денег у вас остается в начале каждого месяца. Благодаря Cashflow вы будете видеть, хватит ли вам денег на выплату зарплаты сотрудникам, арендную плату и другие затраты. Когда у вас перед глазами все денежные потоки, вы можете грамотно планировать расходы на месяцы вперед.

Например, если вы обратитесь в банк за кредитом, первое, что вас попросят показать, это отчет о движении денежных средств. Потому что из него становится понятным, сможете ли вы ежемесячно оплачивать платежи по кредиту.

Основные правила ведения Cashflow

Многие предприниматели в попытках контролировать денежные потоки просто фиксируют приход/расход денег в Excel. Да, это можно назвать упрощенным вариантом отчета ДДС. Но, если не следовать определенным правилам его ведения, а просто записывать все поступления и выплаты, он будет бесполезным.

Сгруппируйте статьи доходов и расходов

В малом бизнесе десятки доходных и расходных статей. Если их не сгруппировать, с большой долей вероятности в скором времени в том миксе, который получится, вы очень быстро потеряетесь. Поэтому ищите статьи, которые можно объединить по смыслу и объединяйте.

Например, аренда офиса, оргоборудование, канцелярия и т.п. можно объединить в одну статью «Офис», где входящие в эту категорию операции будут субстатьями.

По такому же принципу объедините и другие операции.

Если в вашем бизнесе несколько направлений деятельности, например, оптовая и розничная торговля, то денежные потоки нужно разделить, потому что это разные направления.

После группировки поступлений/выплат, вы получите структурированный список статей и субстатей. Чем меньше статей, тем проще находить интересующие операции по месяцу.

Разделите денежные потоки на 3 вида деятельности

Денежные потоки нужно разделить на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность.

Операционная. Это все, что связано с основной деятельностью компании (расчеты с поставщиками и подрядчиками, зарплата, аренда и т.п.).
Инвестиционная. Это покупка/продажа и обслуживание основных фондов компании (приобретение недвижимости, оборудования, разработка сайта компании и прочее).
Финансовая. Это все, что касается финансирования бизнеса за счет займов и кредитов.

Если по какому-то направлению вам не хватает денег, их можно брать из другого направления, но не хаотично, а планово и управляемо.

Соберите все «кошельки» в одном месте

Собирайте данные с расчетных счетов, карт, кассы, электронных кошельков в одном месте. Для этого отлично подойдет Brizo — CRM с финансово-управленческим учетом. Так, вы сможете без проблем контролировать все денежные потоки компании.

Не смешивайте денежные средства компании с личными финансами

Если вы пошли и купили себе мобильный телефон для личного пользования с банковской карты компании и забыли это где-то зафиксировать, то у вашего бухгалтера пропадет определенная сумма из отчета. Берите деньги для своих нужд из дивидендов или назначьте себе ежемесячную зарплату, как и рядовым сотрудникам.

Следите за тем, чтобы деньги в отчете ДДС и по факту сходились

Если в ДДС у вас, допустим, 200 тыс. рублей в кассе, а по факту 150 тыс. руб., то в лучшем случае где-то в отчетах произошла ошибка и деньги найдутся, в худшем кто-то из ваших сотрудников подворовывает. Выработайте для себя привычку заглядывать в ДДС каждый день. Так, будет намного легче находить потерянные операции, а у вороватых сотрудников отпадет охота брать чужое.

Наводим порядок в финансах с Brizo CRM

Начать вести и анализировать отчет о движении денежных средств — первый и очень важный шаг на пути к построению полноценной системы управленческого учета. Теперь, вы будете знать, на что вы тратите деньги и сколько зарабатывает ваш бизнес. В дальнейшем это позволит грамотно прогнозировать развитие компании, составлять отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс.

А если вы не хотите возиться с допотопным Excel для ведения Cashflow, начинайте пользоваться Brizo. Наша система — это не просто CRM, но и отличный инструмент для ведения управленки. ДДС в Brizo строится автоматически. Достаточно просто своевременно вносить достоверные данные обо всех поступлениях и выплатах. В разделе «Аналитика» вы можете посмотреть движение денег компании по статьям, счетам, видам деятельности, контрагентам, сделкам за день, месяц, квартал с учетом плановых показателей и без них. Это очень удобно и весьма положительно влияет на управление финансами компании.

Резюме

Фиксируйте все поступления и выплаты не реже одного раза в неделю.
Раскидывайте движение денежных средств по направлениям (заработная плата, расходы на офис, склад и т.д.).
Соберите все «кошельки» компании в одном месте.
Не смешивайте личные финансы с деньгами компании.
Контролируйте соответствие данных в отчете с реальным наличием денег в кассе и на счетах.

И делайте это все с Brizo CRM, львиную долю работы система сделает за вас. Попробовать можно бесплатно. 14 дней тестового периода с предоставлением полного доступа к функционалу системы.