Платежный календарь – ваше лекарство от кассовых разрывов
Об основных функциях и задачах, преимуществах и недостатках платежного календаря; о том, как его составлять и вести, и как он помогает не попадать в кассовые разрывы, поговорим в этой статье.
Платежный календарь (ПК) — основной инструмент оперативного управления финансами компании. Это плановый финансовый документ, который обеспечивает ежедневное управление поступлениями и выплатами денежных средств.
Платежный календарь: основные функции и задачи
ПК представляет собой перечень доходов и расходов компании по датам. Как правило, он составляется на месяц и позволяет видеть ситуацию с финансами компании за каждый день.
Платежный календарь помогает отвечать на такие вопросы, как, к примеру, будут ли у вас деньги на выплату зарплаты сотрудникам 1 числа, сможет ли предприятие заплатить поставщику вовремя, когда ожидается оплата товаров и услуг от контрагентов и т.д.
Основные функции ПК:
Благодаря платежному календарю можно:
Платежный календарь помогает отвечать на такие вопросы, как, к примеру, будут ли у вас деньги на выплату зарплаты сотрудникам 1 числа, сможет ли предприятие заплатить поставщику вовремя, когда ожидается оплата товаров и услуг от контрагентов и т.д.
Основные функции ПК:
- прогнозирование кассовых разрывов;
- планирование выполнения обязательств;
- формирование видения, когда компании понадобятся денежные средства, и что нужно предпринять для их получения.
Благодаря платежному календарю можно:
- свести прогнозы поступлений/выплат (пессимистический, реалистический, оптимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков компании в рамках одного месяца;
- максимально синхронизировать входящие и исходящие денежные потоки, сделать денежный оборот компании более эффективным;
- правильно определить приоритетность платежей в зависимости от их влияния на итоговые результаты финансовой деятельности бизнеса;
- максимально обеспечить необходимую ликвидность денежного потока, то есть платежеспособность бизнеса на краткосрочный период;
- включить управление денежными потоками компании в систему оперативного мониторинга и контроля финансовой деятельности.
Плюсы и минусы платежного календаря
Внедрив ПК на своем предприятии вы получите следующие преимущества:
Платежный календарь отличается высокой точностью данных и позволяет прогнозировать кассовые разрывы «прицельно», до дня.
Кроме того, это очень гибкий инструмент, в ПК можно вносить изменения хоть каждый день и это абсолютно нормально.
Среди минусов данного финансового инструмента можно назвать необходимость иметь точные даты и суммы всех платежей. Без этих данных календарь будет неактуальным. Кроме того, ПК требует постоянной корректировки и внесения больших массивов данных.
Главная цель платежного календаря — формирование графика движения денег на короткий период, таким образом, чтобы гарантировать своевременные выплаты по обязательствам, минимизировать излишки денежных средств на счетах компании и избежать кассовых разрывов.
Важно! Содержание ПК может разнится в зависимости от особенностей деятельности компании и запросов пользователей финансовой информации, но он обязательно должен содержать информацию о поступлениях/выплатах, плановых остатках денежных средств, как правило, с разделением по источникам и разбивкой по дням.
- возможность прогнозировать финансовое состояние бизнеса;
- повышение прозрачности процессов управления поступлениями и выплатами компании;
- увеличение гибкости управления финансами и обоснованности финансовых решений;
- оптимизация кредитной политики предприятия;
- повышение уровня надежности и доверия к компании со стороны инвесторов и кредиторов.
Платежный календарь отличается высокой точностью данных и позволяет прогнозировать кассовые разрывы «прицельно», до дня.
Кроме того, это очень гибкий инструмент, в ПК можно вносить изменения хоть каждый день и это абсолютно нормально.
Среди минусов данного финансового инструмента можно назвать необходимость иметь точные даты и суммы всех платежей. Без этих данных календарь будет неактуальным. Кроме того, ПК требует постоянной корректировки и внесения больших массивов данных.
Главная цель платежного календаря — формирование графика движения денег на короткий период, таким образом, чтобы гарантировать своевременные выплаты по обязательствам, минимизировать излишки денежных средств на счетах компании и избежать кассовых разрывов.
Важно! Содержание ПК может разнится в зависимости от особенностей деятельности компании и запросов пользователей финансовой информации, но он обязательно должен содержать информацию о поступлениях/выплатах, плановых остатках денежных средств, как правило, с разделением по источникам и разбивкой по дням.
Составляем платежный календарь
Как создать платежный календарь:
1. Делаем шаблон. Этот пункт можно смело пропускать, если вы пользователь Brizo. В нашу CRM-систему уже встроен удобный платежный календарь, который автоматически прогнозирует кассовые разрывы и наглядно визуализирует их на графике.
Платежный календарь Brizo находится в разделе “Финансы”, где все транзакции компании можно представить в виде платежного календаря.
1. Делаем шаблон. Этот пункт можно смело пропускать, если вы пользователь Brizo. В нашу CRM-систему уже встроен удобный платежный календарь, который автоматически прогнозирует кассовые разрывы и наглядно визуализирует их на графике.
Платежный календарь Brizo находится в разделе “Финансы”, где все транзакции компании можно представить в виде платежного календаря.
В платежном календаре Brizo отображаются все поступления, выплаты, а также прибыль и рентабельность сделок.
Срезы данных по этим показателям можно получать по статьям, счетам, видам деятельности и ответственным.
Информацию можно просмотреть за день, месяц и квартал.
При необходимости поступления и выплаты можно отфильтровывать по разным признакам при помощи строки “поиск и фильтр”.
Кассовые разрывы визуализируются вверху экрана в разделе «Финансы» при представлении транзакций списком.
Срезы данных по этим показателям можно получать по статьям, счетам, видам деятельности и ответственным.
Информацию можно просмотреть за день, месяц и квартал.
При необходимости поступления и выплаты можно отфильтровывать по разным признакам при помощи строки “поиск и фильтр”.
Кассовые разрывы визуализируются вверху экрана в разделе «Финансы» при представлении транзакций списком.
Вот так удобно в Brizo CRM реализован такой важный финансовый инструмент, как платежный календарь.
2. Собираем информацию.
Данные для ПК нужно запросить у подразделений компании и ответственных. Вам понадобятся:
3. Вносим в платежный календарь данные о доходах и расходах.
4. Определяем даты кассовых разрывов.
Для определения дат кассовых разрывов нужно посчитать ежедневные остатки по счетам нарастающим итогом. В Brizo этого делать не нужно, система производит вычисления в автоматическом режиме и наглядно визуализирует даты предполагаемых кассовых разрывов на графике.
2. Собираем информацию.
Данные для ПК нужно запросить у подразделений компании и ответственных. Вам понадобятся:
- Данные о поступлениях (плановые поступления оплаты от клиентов/заказчиков, доход от сдачи в аренду имущества и т.д.) с указанием схемы работы: предоплата, постоплата, рассрочка.
- Данные о выплатах (плановые закупки сырья, аренды офисных помещений и складов, оплата коммунальных услуг, зарплаты сотрудникам и т.д.).
3. Вносим в платежный календарь данные о доходах и расходах.
- Доходы. В случае, если у вашего контрагента есть отсрочка платежа, планировать поступление денег стоит на последний день, указанный в договоре. Это поможет избежать кассового разрыва. В отраслях, где сориентироваться по условиям договора невозможно (например, розничная торговля) можно брать во внимание данные предыдущих периодов.
- Расходы. Выплаты можно поделить на обязательные/срочные, обязательные/несрочные, все остальные. Срочные расходы нужно сразу вносить в ПК, несрочные можно планировать с учетом поступления денежных средств от контрагентов.
4. Определяем даты кассовых разрывов.
Для определения дат кассовых разрывов нужно посчитать ежедневные остатки по счетам нарастающим итогом. В Brizo этого делать не нужно, система производит вычисления в автоматическом режиме и наглядно визуализирует даты предполагаемых кассовых разрывов на графике.
Прогнозы кассовых разрывов и способы их избежать
Фиксировать информацию о запланированных поступлениях и выплатах нужно ежедневно. Кроме того, необходимо систематически отслеживать остатки денежных средств и не допускать просрочек платежей. Все новые данные нужно вносить сразу, это поможет максимально точно спрогнозировать кассовый разрыв. А чтобы его избежать, вы можете:
2. Постараться добиться отсрочки выплат
Использование платежного календаря в вашей компании позволит оперативно и грамотно планировать финансы, контролировать их состояние и не попадать в кассовые разрывы. ПК наглядно визуализирует полную картину движения денежных средств. А автоматизированный платежный календарь в Brizo CRM - это самый удобный его формат.
- Поработать над ускорением/увеличением поступлений.
- провести переговоры с контрагентами об ускорении оплаты за товары и услуги;
- провести распродажу товара;
- сдать в аренду невостребованные помещения или оборудование;
- воспользоваться механизмом факторинга для быстрого получения денежных средств;
- взять кредит или овердрафт.
2. Постараться добиться отсрочки выплат
- провести переговоры с поставщиками о переносе даты оплаты или рассрочке;
- поставить в приоритет те обязательства (платежи), невыполнение или несвоевременное выполнение которых грозит серьезными потерями.
Использование платежного календаря в вашей компании позволит оперативно и грамотно планировать финансы, контролировать их состояние и не попадать в кассовые разрывы. ПК наглядно визуализирует полную картину движения денежных средств. А автоматизированный платежный календарь в Brizo CRM - это самый удобный его формат.