По отчетам прибыль есть, а по факту денег нет: почему так бывает и как с этим бороться
Бывает, и нередко, так, что по отчетам бизнес приносит прибыль, а по факту на счетах компании денег нет. Почему так происходит, и как избегать таких ситуаций поговорим в этой статье.
Главные причины расхождения данных отчетов с реальностью
При неправильном или безответственном подходе к управлению финансами компании может быть множество причин, почему, в принципе, прибыльный бизнес время от времени сидит без денег.
Причина № 1. Отсрочка платежей
Прибыльная компания может в какой-то период остаться без денег из-за того, что дала отсрочку контрагенту.
Пример
Ваша компания продала оргтехники на 6 млн руб. двум контрагентам. Один из них заплатил сразу 2 млн руб., второму вы дали отсрочку платежа на 1 месяц. На протяжении этого месяца вы выдавали зарплату сотрудникам, оплачивали аренду офиса, закупали материалы, и на все это у вас ушло 3 млн руб.
Считаем прибыль за месяц: 6 млн руб. (Выручка) - 3 млн руб. (Расходы) = 3 млн руб. (Прибыль)
Проверяем счета компании: 2 млн руб. (оплата одного контрагента) - 3 млн руб. (Расходы) = - 1 млн руб.
Упс! В отчетах + 3 млн, по факту - 1 млн. Почему? Потому что второй контрагент ещё с вами не рассчитался.
В нашем примере у вашей компании всего два клиента и одна отсрочка платежа. В этом случае ситуацию с выходом в минус сложно не заметить. Но, представьте, что у вас десятки клиентов, в такой ситуации держать все отсрочки в голове невозможно.
Как решить эту проблему?
1. Организуйте учет дебиторской и кредиторской задолженности. В Brizo CRM за состоянием плановых поступлений и выплат удобно следить в Платежном календаре. В него можно вносить и потом отслеживать данные за любой период — день, месяц, квартал. Также дебиторку и кредиторку можно увидеть непосредственно по каждой сделке/проекту в карточке сделки во вкладке «Финансы».
2. Проведите переговоры с дебиторами. Если вы дали отсрочку клиенту и теперь из-за этого у вас нет средств на выплату зарплаты или оплату аренды, придется разговаривать с должниками. Цель — договориться, чтобы вам заплатили раньше оговоренного срока. Волшебной пилюли для переговоров нет, смотрите по обстоятельствам. Если это ваш давний партнер, с которым вы в хороших отношениях, можете предложить ему какой-то бонус за сокращение отсрочки платежа.
3. Проведите переговоры с кредиторами. Вы также можете попросить отсрочку платежа у того, кому должны вы. Например, договориться о более поздней оплате с поставщиками или попросить арендодателя подождать с арендной платой. Так, вы предотвратите кассовый разрыв.
Причина № 2. Отсутствует план доходов и расходов
Бывает, что компании нужно рассчитаться с кредиторами раньше, чем с ней рассчитаются ее дебиторы.
Пример
01 ноября вы получили от клиента «А» 200 тыс. руб. Ваши ближайшие расходы: 05 ноября — 100 тыс. руб. (часть зарплаты сотрудникам), 10 ноября — 100 тыс. руб. (аренда офиса), 25 ноября — 100 тыс. руб. вторая часть зарплаты сотрудникам. На первых два платежа вам денег хватило, на третий — нет, а следующая проплата от клиента «В» — 05 декабря.
Как решить эту проблему?
Начните вести платежный календарь.
Платежный календарь — это план движения денег компании с разбивкой по дням. Он отображает все поступления и выплаты компании за определенный период. В платежный календарь нужно вносить все плановые поступления и плановые выплаты по операционной деятельности.
Кроме того, платежный календарь содержит информацию об остатках денежных средств на начало и конец рабочего дня планируемого периода.
Как мы уже говорили, в Brizo в разделе «Финансы» есть очень удобный платежный календарь, который легко можно использовать для планирования движения денег на любой период.
Также Brizo автоматически прогнозирует возможные кассовые разрывы на основе данных платежного календаря. Они всегда у вас на виду, отмечены красным цветом на графике в верхней части раздела «Финансы» (представление транзакций списком). Когда вы заранее видите, где вас может ждать кассовый разрыв, вы можете своевременно передвинуть часть несрочных выплат на более поздний период, договориться с контрагентами о переносе даты оплаты, совершить еще какие-то действия для того, чтобы избежать кассового разрыва.
Причина № 3. Денежные средства заморожены в товаре
У вашей компании есть денежные средства, но в виде товаров на складе. Когда вам нужно будет совершить какой-нибудь платеж, вы, конечно же, не сможете взять со склада товар и заплатить им. Сначала нужно будет найти на него покупателя, отгрузить товар, получить оплату и только потом выполнить свои денежные обязательства. Товар в пути — еще один вид замороженных денег.
Как решить эту проблему?
Для этого нужно:
Причина № 4. Собственник выводит деньги компании на себя
Если собственник считает, что деньги компании = его деньги и тратит их на отпуска, машины и т.д. — это тоже проблема.
Как решить эту проблему?
Для начала понять, что денежные средства бизнеса — это не ваши деньги. А когда вы бездумно берете деньги со счетов на свои потребности, вы замораживаете их в своих квартирах, автомобилях и т.д.
Правильным было бы исходя из данных P&L (отчета о прибылях и убытках), а именно показателя чистой прибыли, решать, какой ее процент уйдет собственнику в качестве дивидендов.
Можно, конечно, забирать и всю чистую прибыль, но если вы хотите развивать компанию, что-то должно оставаться для этих целей.
В Brizo CRM ОПиУ строится автоматически, как и отчет ДДС и другие отчеты, которые помогают правильно распоряжаться деньгами компании.
Как мы уже говорили, в Brizo в разделе «Финансы» есть очень удобный платежный календарь, который легко можно использовать для планирования движения денег на любой период.
Также Brizo автоматически прогнозирует возможные кассовые разрывы на основе данных платежного календаря. Они всегда у вас на виду, отмечены красным цветом на графике в верхней части раздела «Финансы» (представление транзакций списком). Когда вы заранее видите, где вас может ждать кассовый разрыв, вы можете своевременно передвинуть часть несрочных выплат на более поздний период, договориться с контрагентами о переносе даты оплаты, совершить еще какие-то действия для того, чтобы избежать кассового разрыва.
Причина № 3. Денежные средства заморожены в товаре
У вашей компании есть денежные средства, но в виде товаров на складе. Когда вам нужно будет совершить какой-нибудь платеж, вы, конечно же, не сможете взять со склада товар и заплатить им. Сначала нужно будет найти на него покупателя, отгрузить товар, получить оплату и только потом выполнить свои денежные обязательства. Товар в пути — еще один вид замороженных денег.
Как решить эту проблему?
Для этого нужно:
- Понимать, где находятся ваши денежные средства. В этом вам поможет Баланс — главный отчет предприятия, из которого видно, в каких активах заморожены денежные средства (товары, оборудование, недвижимость и т.д.).
- Отслеживать оборачиваемость запасов и следить за остатками на складе.
Причина № 4. Собственник выводит деньги компании на себя
Если собственник считает, что деньги компании = его деньги и тратит их на отпуска, машины и т.д. — это тоже проблема.
Как решить эту проблему?
Для начала понять, что денежные средства бизнеса — это не ваши деньги. А когда вы бездумно берете деньги со счетов на свои потребности, вы замораживаете их в своих квартирах, автомобилях и т.д.
Правильным было бы исходя из данных P&L (отчета о прибылях и убытках), а именно показателя чистой прибыли, решать, какой ее процент уйдет собственнику в качестве дивидендов.
Можно, конечно, забирать и всю чистую прибыль, но если вы хотите развивать компанию, что-то должно оставаться для этих целей.
В Brizo CRM ОПиУ строится автоматически, как и отчет ДДС и другие отчеты, которые помогают правильно распоряжаться деньгами компании.
Причина № 5. Все денежные средства уходят на развитие бизнеса
Денег может не быть, если собственник все тратит на развитие бизнеса: арендует новые офисные или складские помещения, закупает более новое оборудование без особой надобности и т.д.
Как решить эту проблему?
Масштабироваться нужно по четкому плану. В этом, в первую очередь, поможет:
Причина № 6. Компания не знает, зачем работает или ставит неправильные цели
Работать надо ради прибыли, а не ради увеличения объемов производства, количества филиалов и представительств или престижа компании. Чтобы решить эту проблему, нужно просто хорошо подумать над конечной целью бизнеса.
Если у компании есть прибыль, но систематически не хватает денег и собственник не понимает, почему, нужно серьезно заняться управлением финансами в бизнесе.
Денег может не быть, если собственник все тратит на развитие бизнеса: арендует новые офисные или складские помещения, закупает более новое оборудование без особой надобности и т.д.
Как решить эту проблему?
Масштабироваться нужно по четкому плану. В этом, в первую очередь, поможет:
- Платежный календарь, из данных которого будет видно, сколько денег и когда можно потратить на развитие компании без ущерба для бизнеса сегодня.
- Система резервных фондов, в которые компания будет откладывать часть чистой прибыли под конкретные нужды.
Причина № 6. Компания не знает, зачем работает или ставит неправильные цели
Работать надо ради прибыли, а не ради увеличения объемов производства, количества филиалов и представительств или престижа компании. Чтобы решить эту проблему, нужно просто хорошо подумать над конечной целью бизнеса.
Если у компании есть прибыль, но систематически не хватает денег и собственник не понимает, почему, нужно серьезно заняться управлением финансами в бизнесе.
В этом вам поможет Brizo CRM. Наша система рассчитана на то, что используя ее в своем бизнесе, вы не только сможете организовать системные продажи, грамотно выстроить воронку продаж и наладить эффективное взаимодействие с клиентами, но и сможете навести порядок в финансах.