Дебиторка и кредиторка: подробно и просто об обязательствах в бизнесе
В бизнесе у предприятий постоянно возникает кредиторская и дебиторская задолженность. В этой статье поговорим об этих двух понятиях и том, как управлять обязательствами с пользой для вашей компании.
Дебиторка и ее разновидности
Дебиторская задолженность — это все денежные средства, товары, которые вашей компании должны другие организации, физические лица, государственные органы.
Если в бухгалтерском учете с дебиторской задолженностью рука об руку идут такие понятия, как инвентаризация, расчет дебетовых сальдо и т.д., то в управленческом учете достаточно понимать, какой бывает дебиторка и как ей правильно управлять во благо бизнесу.
Виды дебиторки
В управленческом учете дебиторскую задолженность разделяют на четыре группы, по таким признакам, как:
1. Сроки погашения. Берется во внимание то, когда долг перед вашей организацией должен быть выплачен. По данному признаку дебиторку разделяют на долгосрочную (сроки погашения больше года) и краткосрочную (сроки погашения меньше года).
2. Состояние обязательств. Тут речь идет о том, закрыт долг перед вашей компанией в оговоренные сроки или нет. С этой точки зрения дебиторская задолженность бывает нормальной (срок оплаты еще не подошел) и просроченной (сроки погашения вышли, а оплата не была произведена).
3. Тип должника. Задолжать вашей компании могут разные контрагенты: учредители (не внесена доля в уставной капитал), поставщики (оплата произведена, а товар не отгружен), покупатели (товар отгружен, не внесена оплата), работники (аванс или заем), государство (переплата по налоговым сборам). Также дебиторами могут быть и другие контрагенты, к примеру, арендаторы помещений или оборудования.
4. Вероятность погашения. По вероятности погашения дебиторскую задолженность разделяют на сомнительную (когда у должника отсутствуют средства для погашения дебиторки или имущество для залога) и безнадежную (когда, например, должник обанкротился).
В управленческом учете классификации дебиторки, приведенные выше, помогают определить, что делать с этими обязательствами — ждать ее погашения, продавать или списывать. Иногда, выгоднее продать или списать задолженность, а не оставлять ее у себя на балансе, особенно в тех случаях, когда денег в обороте мало, а вероятность того, что дебитор оплатит долг, минимум.
Как правильно управлять дебиторской задолженностью
На первый взгляд может показаться, что когда деньги должны вам, а не вы кому-то, это нормально и даже хорошо. Но, не все так просто. Если не управлять дебиторской задолженностью, она может перейти в категорию безнадежной, а это значит, что ваша компания может недополучить прибыль или попасть в кассовый разрыв из-за «зависших» в дебиторке денежных средств. Для минимизации рисков стоит ввести на своем предприятии определенные правила работы с дебиторской задолженностью.
1. Заблаговременно изучайте своих контрагентов. Вы можете воспользоваться сторонними ресурсами или запросить у вашего контрагента отчетность по дебиторке и кредиторке.
2. Грамотно составляйте договора. Например, в договор можно внести пункты, которые сделают дебиторку невыгодной для вашего контрагента. Это могут быть штрафы/пеня за несвоевременное выполнение обязательств или более высокая цена на товар/услугу, которая оплачивается с отсрочкой.
3. Разработайте план работы с дебиторской задолженностью. Определитесь, когда сотрудники, отвечающие за дебиторку, будут напоминать вашим контрагентам о необходимости погасить долг. Для начала это должны быть звонки, письма, но стоит предусмотреть и более серьезные меры, такие как досудебные претензии и иски.
4. Следите за датами погашения дебиторской задолженности. Этим должны заниматься ваши менеджеры, каждый по контрагентам, которых он ведет. Можно назначить премию или надбавку сотрудникам, которые вовремя возвращают долги, образовавшиеся перед вашей компанией.
5. Списывайте или продавайте долги. Если долг перед вашей организацией небольшой, нередко его проще списать, чем заниматься взысканием. Большой долг можно продать третьим лицам и получить за него 50-70 %, что очень неплохо, если задолженность крайне сомнительная, так, вы гарантированно получите хотя бы часть своих денежных средств.
Кредиторка и ее разновидности
Кредиторская задолженность — это то, что вы должны другим компаниям, физическим лицам, государственным органам.
Виды кредиторки
Как и дебиторку, кредиторку разделяют на группы по разным признакам.
1. Срок погашения. Как и в случае с дебиторской задолженностью, кредиторка бывает долгосрочной (более года на погашение) и краткосрочной (менее года).
2. Источник возникновения. Ваши долги могут быть внутренними (например, по зарплате перед сотрудниками) и внешними (перед клиентами, поставщиками или другими компаниями).
3. Вероятность погашения. По этому признаку дебиторская задолженность бывает основной (вы собираетесь погасить долг) и безнадежной (сроки оплаты давно вышли, но контрагент, которому вы должны, списал ваш долг или прекратил работать).
Как правильно управлять кредиторской задолженностью
Быть кому-то должным не только неприятно, но и очень вредно для бизнеса. Кроме того, это может привести к штрафам и даже походу в суд. Поэтому кредиторкой, так же как и дебиторкой нужно уметь управлять. Правильная работа с кредиторской задолженностью предполагает:
- Ведение платежного календаря. В Brizo CRM есть очень удобный платежный календарь. В него вы можете вносить все плановые и фактические поступления и выплаты, что значительно облегчит вам работу с обязательствами, как вашими перед контрагентами, так и контрагентов перед вами. Кроме того, на основе введенных вами данных система будет автоматически прогнозировать возможные кассовые разрывы и наглядно показывать их на графике в разделе «Финансы».
- Своевременное уведомление контрагентов о невозможности погасить долг вовремя. Если вы по каким-то причинам не успеваете внести оплату, обязательно свяжитесь с вашим кредитором и предупредите его об этом, попросите отсрочку, в большинстве случаев вы сможете договориться мирным путем.
Резюме
Эффективное управление компанией невозможно без грамотной работы с дебиторской и кредиторской задолженностью. Контролировать дебиторку и кредиторку, обеспечивая бесперебойную работу компании, вам поможет Brizo — CRM с финансово-управленческим учетом. В нашей системе вы сможете видеть все плановые и фактические поступления и выплаты прямо в карточках сделок, а также всю работу с финансами по контрагентам и менеджерам, что поможет более эффективно контролировать своевременность выполнения обязательств.