Кассовый разрыв: что это такое, главные причины и способы устранения

Что такое кассовые разрывы, почему они возникают, и как с этим бороться, поговорим в этой статье

С кассовыми разрывами сталкиваются многие и также многие никаких выводов из этого не делают. И вот снова «Упс!» в кассе внезапно закончились деньги, которые нужны здесь и сейчас. А все потому, что вы упускаете порой неочевидные, но крайне важные нюансы.

6 главных причин возникновения кассового разрыва

Итак, кассовый разрыв - это ситуация, когда денег на счетах нет, а по обязательствам надо платить. И самое главное, что, если верить отчетам, прибыль у вас должна быть, но денег почему-то нет.
Почему?

1. Бюджет на закупки спланирован неправильно. К примеру, ваши покупатели сделали вам заказ на 10 единиц товара, но предоплату никто не внес. Вы взяли эти 10 единиц за деньги компании, но выкупили у вас только 6 единиц, а 4 единицы зависли на складе и прибыли от них нет. Если такая ситуация будет возникать постоянно с разными группами товаров, то кассовый разрыв не за горами.

2. У вас практикуется постоплата или оплата с отсрочкой. Когда вы ведете десятки проектов одновременно, очень сложно уследить, кто из контрагентов с вами рассчитался, а кто нет. Еще сложнее запомнить, когда именно ожидать от каждого клиента оплаты. В результате можно попасть в историю, когда заказов много, работа кипит, а денег нет. Например, представьте, что вы занимаетесь организацией свадеб. Для того чтобы оказать услугу, вы заранее оплачивает аренду банкетного зала, меню, транспорт и т.д., а основная часть оплаты от клиента поступает после окончания торжества. Если грамотно не просчитать величину предоплаты за услугу, кассовые разрывы у вас будут систематическими.

3. Непредвиденные затраты. Например, вы владелец пиццерии. Вы четко распланировали, что и когда вы будете закупать, чтобы избежать кассовых разрывов. И тут вдруг за день до поставки у вас выходит из строя печь для приготовления пиццы. На ее ремонт уходит 15 тыс. руб., которые вы планировали потратить на закупку. Все, кассовый разрыв.

4. Вы не смогли спрогнозировать свой доход. Например, вы продаете сувенирную продукцию. В начале месяца вы выплатили зарплату на 100 000 руб., заплатили за аренду и закупили товара на 100 тыс. руб., рассчитывая продать его за 200 тыс. руб. Но в вашем городе прошла ярмарка сувениров и ваши потенциальные клиенты пошли скупаться туда, а ваш плановый доход в 200 тыс. руб. превратился в 50 тыс. руб. В начале следующего месяца снова нужно платить зарплату и аренду, а денег нет. При этом сувениры есть на складе, вы их продадите рано или поздно, но в данный конкретный момент времени денег нет.

5. Вы лишились крупного клиента. Например, вы рекламное агентство и обслуживаете крупный интернет-магазин. Ежемесячно он платит вам 500 тыс. руб. Другие ваши клиенты в общем приносят вам всего 100 тыс. руб. дохода. На зарплату и аренду ежемесячно у вас уходит 300 тыс. руб. Неожиданно интернет-магазин отказывается продолжать сотрудничество, вы не успеваете заключить договор с новым крупным заказчиком ,все, денег нет. Выплачивать зарплату и платить аренду нечем.

6. Вы вывели на себя больше денег из бизнеса, чем нужно было. Например, вы увидели шикарные наручные часы по акционной цене, взяли деньги из кассы, а на следующий день не смогли расплатиться за новый товар, потому что заработать еще не успели. Возникает кассовый разрыв.

Важно не путать кассовые разрывы с убыточностью компании. Кассовый разрыв - это ситуация, когда клиенты есть, сделки есть, доходы превышают затраты, но именно сейчас денег на счету нет. А убыточность бизнеса - это когда денег нет и не будет. Например, вы взялись за проект стоимостью 300 тыс. руб., на на зарплаты и аренду уйдет 400 тыс. руб. Вы в убытке на 100 тыс. руб.

Как выйти из кассового разрыва без вреда для бизнеса

Если вы уже попали в кассовый разрыв, надо его как-то устранять. Есть достаточно много способов это сделать.

• Договоритесь об отсрочке платежа или разбейте его на части. Возможно у вас отличное долгосрочное сотрудничество с поставщиком или вы не первый год арендуете офис, тогда попробуйте договорится о товаре под реализацию или отсрочке платежа по аренде, вам, с большой долей вероятности пойдут навстречу.

• Соберите просроченную дебиторку. Если у вас висит просроченная дебиторская задолженность, напомните должникам о том ,что пора платить по счетам.

• Предложите своим клиентам скидки за досрочную оплату. Предположим стандартная предоплата у вас составляет 30 %, но вам очень не помешало бы получить все 100 %. Чтобы мотивировать клиента заплатить сразу, можете предложить ему скидку 2-3 % или дополнительную услугу.

• Устройте распродажу или сдайте в аренду оборудование. Когда срочно нужны деньги, самое время продать что-то ненужное: имущество, которое вы не используете, неликвид или товары с медленным оборотом. Поставьте скидку 30-50-70 %, так вы сможете высвободить замороженные денежные средства. Можно предложить постоянному клиенту купить со скидкой товары, которые сейчас ему не нужны, но однозначно понадобятся в будущем. Также можно сдать в аренду оборудование, которое компания не использует.

• Пересмотрите свои авансовые платежи. Довольно часто случаются ситуации, когда компания переводит аванс по договору, а услугой не пользуется совсем или услуга предоставлена не в полном объеме. И эти деньги лежат на чужих счетах. В таком случае можно договориться о возврате аванса частично или полностью, или сделать взаимозачет.

• Пересмотрите графики работ и платежей. К примеру, вы должны оплатить строительство или ремонт, можно попробовать договориться о реструктуризации графика работ, разбить их на более мелкие этапы и оплачивать их по мере выполнения.

• Оптимизируйте расходы. Подумайте, от чего вы можете временно отказаться. Возможно, есть смысл закупать товары партиями по-меньше, передать часть работы на аутсорс, не отправлять сотрудников в командировки, частично отказаться от арендуемых площадей. Также проанализируйте рекламные каналы и откажитесь от тех, которые приводят мало или невыгодных клиентов. Откажитесь от платных online-сервисов и перейдите на бесплатные и т.д.

• Проанализируйте свои проекты по прибыльности и рентабельности и откажитесь от убыточных.

• Воспользуйтесь овердрафтом. Такая услуга для бизнеса есть практически во всех банках.

• Узнайте, можете ли вы рассчитывать на господдержку.

• Возьмите кредит в банке. Не самое удачное, но допустимое решение, если другого выхода нет.

• Не спешите выдавать премии. Если по закону зарплату вы обязаны выплатить вовремя и в полном объеме, то с премиями другая история. Вы можете попросить сотрудников немного подождать. Они конечно будут не в восторге, но как крайняя мера сойдет.

• Переведите сотрудников на сокращенную рабочую неделю с уменьшением зарплаты соответственно. Тоже так себе выход, но если других вариантов нет, то тоже имеет право на жизнь.

Как не попадать в кассовые разрывы и чем поможет Brizo CRM

Решение простое, как все гениальное: прогнозировать доходы и расходы. Это поможет не допустить большинства кассовых разрывов. Для этого в Brizo есть платежный календарь.

В платежном календаре Brizo отображаются все поступления, выплаты, а также прибыль и рентабельность сделок.

Срезы данных по этим показателям можно получать по статьям, счетам, видам деятельности и ответственным.

Информацию можно просмотреть за день, месяц и квартал.

При необходимости поступления и выплаты можно отфильтровывать по разным признакам при помощи строки “поиск и фильтр”.

Также, для максимального удобства, Brizo не только автоматически прогнозирует, но и наглядно визуализирует кассовые разрывы. Они всегда перед вами, отмечены красным цветом на графике в верхней части раздела “Финансы” (представление транзакций списком).

Если кликнуть в правом верхнем углу по графику, вы также увидите фактический остаток “на сегодня”, задолженности по поступлениям и выплатам, плановые поступления и выплаты (будущие и просроченные).

Также, хочется сказать, что кассовые разрывы не будут вызывать у вас шок, если вы заранее позаботитесь о финансовой подушке безопасности. Часть прибыли нужно откладывать в резервный фонд. Стабильно определенный процент, скажем, 10 % было бы идеальным вариантом. Если бизнес масштабируется, можно уменьшить % чтобы больше вкладывать в рост.

Грамотное управление денежными средствами - лучшее лекарство от кассовых разрывов. И в этом вам поможет управленческий учет, который можно вести в Brizo CRM.

BRIZO