Эффективный способ считать деньги в эти непростые времена

Финансовая грамотность – важнейший набор навыков и знаний для любого предпринимателя. Владелец бизнеса должен четко представлять, как работают деньги; знать, как их зарабатывать; уметь эффективно ими управлять. В противном случае, принятие разумных управленческих решений и финансовое благополучие компании могут оказаться под угрозой.

Сегодня мир столкнулся с ситуацией, в которой особенно важно научиться правильно считать деньги. Понимать:

• какие именно направления деятельности, проекты, клиенты приносят прибыль;
• где у компании самые больше расходы;
• как можно уменьшить затраты без ущерба для бизнеса;
• куда перенаправить сэкономленные средства, чтобы улучшить показатели эффективности и увеличить прибыль.

Правильно оценить деятельность компании не просто по обороту или по выручке, а в деталях, понять, на каких проектах и клиентах вы действительно зарабатываете, а где балансируете на грани рентабельности и тратите свое время и ресурсы зря, поможет Brizo CRM.


Пустой конверт, а в конверте кассовый разрыв

Часто наши привычки из повседневной жизни переходят в бизнес.

Пример.
Многие помнят зарплату раз в месяц «в конверте». Конверт доставлялся домой, перекочевывал условно на полку, и из него с определенной периодичностью доставалась некая сумма денег на повседневные расходы. Вы строго учитывали абсолютно все свои затраты на еду, коммуналку, одежду, развлечения и т.д.?! Возможно, вы – да, но большинство из нас – нет. И очень многие рано или поздно, запустив руку в конверт, обнаруживали не очередную купюру, а пустоту. А до зарплаты еще день-два, а то и неделя. Это и есть кассовый разрыв.

И если при такой ситуации в быту просто приходится занимать деньги «до получки» (не очень приятно и удобно, но не смертельно). То в бизнесе кассовый разрыв может стать явлением, которое загонит компанию в экстремальные условия. Оплата за товар, произведенная не вовремя, задержка платежа за аренду офиса и тому подобные ситуации загубили неисчисляемое количество нервных клеток предпринимателей во всем мире, во все времена и всегда были чреваты неприятными последствиями для бизнеса.

Поэтому мы предлагаем разобраться, как избежать болезненных уроков финансовой грамотности и взять под контроль ключевые финансовые показатели бизнеса.


Brizo: продажи, финансы, управленка

Большинство популярных CRM-систем показывают только бюджет, то есть, просто общую выручку по сделке. Но этого недостаточно, чтобы понять рентабельность проектов. Среди предпринимателей гуляет множество историй, когда работа с крупным клиентом по итогам многолетнего сотрудничества не принесла собственнику ощутимого заработка, а порой и вовсе сползала к отрицательным показателям. Даже без учёта затраченного времени и упущенных потенциальных возможностей.

Как вовремя определить перспективные для бизнеса или одного из его направлений, оценить рентабельность продаж в целом по компании и в частности по каждому проекту, начать вести правильный учет финансов в бизнесе?

Раньше, чтобы иметь полное представление о финансовом положении компании и уверенно контролировать процесс, нужно было тратить уйму времени, самостоятельно сводя данные от сотрудников с собственными листами в Excel-таблице. Долго, сложно и неэффективно.

Сегодня существует CRM-система Brizo, которая объединяет в себе модуль управления продажами и полноценный финансово-управленческий учёт. Отчеты, как по финансам, так и по продажам строятся автоматически, достаточно только вносить или импортировать данные в систему.


Как это работает

В Brizo для каждой сделки есть вкладка «Финансы». Здесь можно фиксировать поступления и выплаты в рамках конкретного проекта. Как только создана транзакция на поступление и выплату, вы можете увидеть ее рентабельность, которая, кстати, прослеживается на любом уровне: сделка, менеджер, клиент и направление бизнеса.

Все финансы по всем сделкам аккумулируются в едином финансовом потоке.

Напоминает таблицу Excel? Давайте разберёмся, в чём разница.

В рабочем пространстве таблицы ширина и порядок столбцов настраиваются по желанию. Вы сами можете выбирать, для каких столбцов включить видимость, а для каких нет. Приятный и полезный бонус – дополнительные поля. По желанию вы можете придумать и добавить любой показатель. Например, «филиал». Все данные по этому полю будут отображаться в окне транзакции, а также оно автоматически отобразиться в поиске и фильтре.


Удобная и эффективная совместная работа над проектом

Сводить файлы от сотрудников в одну таблицу, сверяя со своими собственными данными, – неэффективно и долго. В Brizo действует принцип совместной работы над проектом. Сотрудник может быть наделен определенными правами доступа. Например, правом работать с финансовыми данными, но только в транзакциях, которые он создал или его добавили в качестве участника. Удобный инструмент, который дает возможность делегировать задачи, допустим, по занесению статей расходов.

Например: секретарь может внести данные по затратам за канцелярию за прошлый месяц. А вам не придется тратить время на сведение листов Excel от сотрудников в единую смету.


Гибкая таблица, которую каждый может настроить под себя

Фильтр и поиск упрощают работу с большим объёмом данных.

Например, можно в один клик увидеть зарплату сотрудников за год или 5 лет. Здесь же отображаются все сделки по конкретному менеджеру. А если каким-то срезом вы пользуетесь особенно часто, можно сохранить его как отдельный фильтр.

Визуализация движения денег по счетам

Система автоматически анализирует все планируемые и фактические поступления и выплаты. И, исходя из этого, визуализирует движение денег в виде финансового графика, на котором наглядно представлен общий финансовый поток бизнеса. График показывает:

• фактические и планируемые остатки;
  
• плановые и фактические кассовые разрывы.
  

Благодаря этому вы легко сможете спрогнозировать то самое «опустения конверта», о котором мы говорили в начале, и вовремя принять меры, чтобы его избежать.

Меню массовых операций

Главный принцип Brizo — минимум действий, максимум результата. Чтобы сэкономить время и сотрудников, и руководителей, в системе заложена возможность внесения изменений не в одну, а сразу в несколько транзакций.

Например, можно изменить дату оплаты и начисления, добавить метку, добавить или заменить участников, клонировать или удалить транзакции.

Кроме того, при выделении нескольких транзакций, система сразу посчитает финансовый результат по ним. Это значительно увеличивает скорость работы.

Платежный календарь

В Brizo можно работать со своими финансами не только в виде списка транзакций, но и в представлении «Платежный календарь». Платежный календарь отображает:

• поступления;
  
• выплаты;
  
• прибыль;
  
• рентабельность.
  

Данные выводятся за день, месяц или квартал. Все показатели можно посмотреть по таким срезам, как:

• статьи;
  
• счета;
  
• виды деятельности;
  
• ответственные.
  

Хотите узнать, из чего сложилась конкретная сумма? Просто кликните по ней, чтобы увидеть полный список транзакций. В свою очередь, кликнув на любую из транзакций можно внести изменения или поставить задачу. А затем оперативно вернуться к календарю.

Чтобы легко попадать из одной точки системы в другую, внутри Brizo предусмотрена система интуитивных pop-up окон. А полноценный фильтр дает возможность быстро найти необходимые данные. Вы можете построить календарь, например, только по плановым транзакциям или по контрагенту.

На основе ваших транзакций система аналитики строит финансовые отчеты: ДДС и P&L.


Отчет ДДС (отчет о движении денежных средств)

Отчет ДДС показывает фактическое и запланированное движение денежных средств (поступления и выплаты) в компании, а также сальдо (разница между поступлениями и выплатами) и исходный остаток (остаток денежных средств на конец отчетного периода).

Отслеживать доходы и расходы можно за день, месяц, квартал по таким срезам, как:

• статьи;
  
• счета;
  
• виды деятельности;
  
• контрагенты;
  
• сделки.
  

Все суммы здесь также кликабельны, можно посмотреть детали любой транзакции и внести в нее изменения при необходимости.

Brizo автоматически создаст для вас отчет ДДС на основе которого вы сможете уверенно формировать стратегию ведения бизнеса. Самое главное, грамотно с финансовой точки зрения заводить данные в систему. А с этим, если у вас будут вопросы или возникнут проблемы, мы всегда с радостью поможем.


Отчёт P&L (отчет о прибылях и убытках)

P&L – это финансовый отчет, который отображает результаты операционной деятельности компании за определенный период (день, месяц, квартал). Он нужен для оценки эффективности, как деятельности компании в целом, так и отдельных направлений, проектов, сделок.

Основные показатели отчета:

• выручка;
  
• прямые расходы (расходы, которые непосредственно связаны со сделкой);
  
• валовая прибыль (выручка – прямые расходы);
  
• валовая рентабельность (валовая прибыль/выручку * 100 %);
  
• косвенные расходы (расходы, которые напрямую не относятся к сделке);
  
• EBITDA (прибыль до начисления амортизации, выплаты процентов по кредитам и отчисления налогов);
  
• Рентабельность по EBITDA (EBITDA/выручку * 100 %).
  

Здесь также можно применять фильтры и выбирать периоды.

Отчет о прибылях и убытках позволяет анализировать эффективность, как отдельных сделок, так и бизнеса в целом, выявлять проблемы и принимать правильные управленческие решения для их устранения.

CRM-система Brizo — это набор эффективных, простых и интуитивно понятных инструментов, которые заменят финансового директора, сэкономят часы на обучение сотрудников работе с Excel-таблицами, а главное, наглядно покажут рентабельность проектов.