Оптимизация расходов: как снизить затраты без вреда для бизнеса, и на чем экономить не стоит

Если вашему бизнесу не хватает денег, вы начинаете думать, где их взять. На ум, как правило, приходит два варианта: увеличить доходы или уменьшить расходы, а лучше и то и другое одновременно. Рост выручки - это далеко не всегда рост прибыли. Поэтому в попытках получить «лишние деньги» первым способом, благодаря увеличению оборота, не нужно забывать о расходах, которые вы понесете по новым проектам/сделкам, поэтому нужно хорошо просчитать, стоит ли овчинка выделки.

А вот уменьшить расходы без ущерба для бизнеса можно. Главное не резать затраты бездумно.


Что делать, чтобы аккуратно оптимизировать расходы, не навредив прибыли?

План действий, приблизительно, такой:


  1. Составьте перечень всех затрат
    Вполне хватить данных за 6 месяцев. Желательно разбить расходы по направлениям деятельности, чтобы увидеть четкую картину, а не сборную солянку:

  • операционные - расходы на основную деятельность (выплаты поставщикам товаров и услуг, зарплата сотрудникам и т.д.);
  • инвестиционные - расходы, связанные с приобретением и выбытием долгосрочных активов и прочих инвестиций, не относящихся к денежным эквивалентам (инвестиции в основные средства, разработку и приобретение нематериальных активов, приобретение ценных бумаг, ссуды другим предприятиям, своим сотрудникам и т.п.);
  • финансовые - расходы, связанные с изменением величины и структуры собственного капитала, а также заемных средств компании (например, выплаты по кредитам).

Данные можно взять из 1С, Excel или CRM-системы. Так, вы сможете увидеть общую картину расходов компании, выявить мелкие и нецелесообразные статьи затрат, которые при суммировании вполне могут генерировать большие убытки и при этом не влиять на прибыль.

  1. Разбейте расходы на группы


Как правило, получаются такие группы: расходы хозяйственные, представительские, на рекламу, связь и IT, зарплата сотрудникам. Не создавайте группу «Прочие затраты», ее сложно проанализировать, дайте группе четкое название, даже если там будет одна статья затрат.

  1. Изучите постоянные расходы


Проанализируйте, какие затраты, не связанные с продажами, вы можете урезать: аренда офисных помещений, интернет, фиксированные зарплаты. Можно спокойно перевести сотрудников на удаленку, снять офис поменьше, поменять интернет-провайдера, потому что эти расходы не влияют на прибыль.

  1. Проанализируйте переменные расходы


Изучите, какие затраты, связанные с продажами (выплаты поставщикам, услуги подрядчиков и т.д) можно оптимизировать. Например, договорится о более выгодных для вас условиях с существующими партнерами или найти новых.

  1. Просчитайте стоимость привлечения лидов


Цены на рекламу на разных площадках меняются постоянно. За этим нужно следить и понимать, сколько стоит привлечение лида и сколько ваша компания зарабатывает на клиентах (средний чек минус стоимость привлечения и другие переменные затраты).

10+ способов сэкономить деньги и не навредить бизнесу


  1. Поставщики.


Систематически анализируйте ваши договоренности с поставщиками. Попробуйте договориться о предоставлении скидки, закупайте продукцию оптом по более низкой цене, ищите менее дорогие аналоги (только не в ущерб качеству), подумайте о собственном производстве.


  1. Зарплата.


Откажитесь от «голой» ставки. Продажников можно перевести на процент или уменьшить ставку и добавить процент от продаж, остальным сотрудникам тоже можно уменьшить оклад и добавить премии, завязанные на прибыли компании. При «безокладной» оплате труда можно установить границы зарплаты, ниже которых она не может опускаться и выше которых не может подниматься.


  1. Ассортимент.


Проведите ABC-анализ ассортимента товаров (классификация товарных позиций по степени их влияния на прибыль компании) и XYZ-анализ (оценка стабильности спроса на товары). Уберите из ассортимента позиции, которые не приносят доход, продаются очень редко, дают мало прибыли и только занимают место на складе.


  1. Рекламные кампании.


Проанализируйте эффективность каждого рекламного канала. Отлично, если у вас есть аналитика, если нет - стоит внедрить. Откажитесь от рекламных кампаний, которые «едят» бюджет и не дают нужного результата. Вкладывайтесь на 80-90 % в проверенные инструменты и только на 10-20% в новые креативные идеи и эксперименты.


  1. Клиенты.


Проанализируйте свою клиентскую базу с помощью того же ABC/XYZ анализа. Вы, несомненно, найдете клиентов, которые покупают редко, платят мало, а мозг «выносят» знатно. На них ваши продажники тратят много времени и энергии, которую можно пустить в более продуктивное русло. Примените правило Парето: 20 % усилий приносят 80 % результата, найдите среди своих клиентов те 20 %, которые дают вам 80 % выручки, и сосредоточьте свою работу на них.


  1. Себестоимость продукции.


Подумайте над тем, чтобы автоматизировать бизнес-процессы, изменить производственную технологию, закупать более дешевое сырье, естественно, не в ущерб качеству.


  1. Дебиторка.


Если это возможно, перейдите на постоплату. Выделите сотрудника, который будет отвечать за сбор долгов. Сформулируйте четкие правила по работе с дебиторами. Не отгружайте новую партию товара клиентам с просроченной дебиторской задолженностью.


  1. Офисные нужды и коммуналка.


Проведите анализ всех офисных расходов, начиная от кулеров с водой, кофе и бумаги для принтера и заканчивая оплатой интернета. Разберитесь, все ли затраты обоснованы, не затесался ли в вашем коллективе кофеиновый наркоман или прилежный студент, который печатает на офисном принтере курсовые работы пачками.


Попробуйте договорится о скидке с арендатором, снимите офис поменьше или не в таком престижном районе, если клиенты посещают вас нечасто.


Подумайте, как уменьшить коммунальные платежи. Энергосберегающие лампы, датчики движения - на коммуналке можно и нужно экономить не только дома, но и в офисе.


  1. Аутсорсинг


Оцените загруженность сотрудников, разберитесь, возможно, вам выгоднее будет работать с фрилансерами, например, по вопросам рекламы, юридическим, бухгалтерским услугам, чем держать у себя в штате специалистов на зарплате.


  1. Налоги.


Подумайте об оптимизации налогов. Поговорите на эту тему со своим бухгалтером или наймите специалиста со стороны.


И, в конце-концов, можете предложить вашим сотрудникам премию за работающую идею экономии средств компании. Чего только вам думать? Мозговой штурм еще никому не повредил.

Чего нельзя делать при оптимизации расходов компании


  • Зарплата сотрудников. Экономить на команде нужно очень аккуратно и взвешенно. Если вы «с шашкой наголо» начнете резать зарплаты, соцпакеты, затраты на обучение и т.д., в кратковременной перспективе вы, конечно же, сэкономите, но в долгосрочной - поимеете серьезные проблемы. Сотрудники начнуть терять мотивацию, их лояльность к компании упадет, качество работы снизится, текучка кадров увеличится. Самое обидное будет, когда от вас уйдут наиболее квалифицированные сотрудники, потому что такие люди всегда востребованы на рынке и всегда имеют выбор.


  • Маркетинг. Бездумное уменьшение затрат на маркетинг может серьезно отразиться на количестве ваших клиентов, значительно снизить их поток, в результате чего, вам придется еще больше урезать бюджет компании. Так и до разорения недалеко. Самый грамотный способ сэкономить на маркетинге, это больше сосредоточиться на поддержке и развитии отношений с уже существующими клиентами, чем на привлечении новых, потому что удержать клиента всегда дешевле, чем привлечь.

Автоматизация бизнес-процессов и внедрение управленческого учета

Большинство задач, связанных с оптимизацией расходов компании, можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов.


Хорошая CRM позволит снизить затраты, связанные с совершением сделок, уменьшить влияние человеческого фактора, организовать работу сотрудников и лучше их контролировать.


А очень хорошая CRM еще и поможет вам считать свои деньги и снижать расходы максимально грамотно. В Brizo CRM вы сможете:

  • видеть прибыль и рентабельность по каждой сделке, соответственно сможете сфокусироваться на наиболее прибыльных проектах и избавиться от убыточных;

  • оценивать эффективность сотрудников по автоматическим отчетам «сделки по менеджерам», «финансы по менеджерам», вам будет понятно, кто зарабатывает прибыль компании, а на ком можно сэкономить;

  • планировать расходы и доходы в платежном календаре и не попадать в кассовые разрывы, потому что в Brizo они прогнозируются в автоматическом режиме;

  • анализировать денежные потоки и финансовую эффективность компании в автоматических отчетах P&L и Cashflow.


Brizo CRM, кроме систематизации продаж и автоматизации коммуникаций с клиентами, здорово помогает эффективной работе с финансами и грамотной экономии денег бизнеса. Можно получить консультацию и потестить бесплатно 14 дней.