Как победить кассовый разрыв: считаем рентабельность сделок в CRM системе

Собственная компания — это постоянное вложение времени, сил и денег. Цифры на счету не всегда показывают, развивается ли бизнес, и окупаются ли вложения. Дмитрий Иваночек, основатель CRM-системы Brizo, рассказал, как понять, насколько эффективен бизнес, как прогнозировать кассовый разрыв и иметь всю необходимую информацию для принятия управленческих решений.


Как появился сервис Brizo CRM

Дмитрий — основатель самого популярного сервиса для скриншотов Joxi и Brizo CRM, в свое время, владел агентством qb, которое входило в топ-15 агентств России по оценке аналитических агентств и рейтингов.

С ростом компании он столкнулся с проблемой оценки эффективности бизнеса. Для понимания какой проект прибыльный, а по какому издержки уже вышли за пределы рентабельности, нужно было собирать данные из Excel, разговаривать с менеджерами и сводить всю информацию.

Со временем это стало занимать слишком много времени. Существующие CRM-решения не позволяют принимать своевременных управленческих решений, так как оперируют количеством и бюджетом сделок. Понять, сколько было затрат по сделкам не представляется возможным, не говоря уже о понимании общего финансового потока бизнеса.

Приходило понимание, что игнорирование эффективности обходится бизнесу слишком дорого. И особенно губительно во времена потрясений и кризисов.

Тогда и возникла идея создания системы учета, которая бы закрывала два основных направления любого бизнеса, позволяла эффективно управлять продажами и финансами компании.

Движение денежных средств и прогнозирование кассовых разрывов

Если вы знаете, что такое кассовые разрывы, ДДС и P&L, дальше статью можно не читать, сразу перейти на Brizo CRM и попробовать этот уникальный B2B инструмент.

Движение денежных средств – это отчет, который позволяет понять, как и когда к вам попадают деньги и куда они уходят.

Кассовый разрыв – это когда у вас в компании все хорошо, но в определенный момент денег не хватает для какой-то выплаты. Обычно данная проблема возникает из-за плохого планирования или отсутствия своевременной информации о планируемом кассовом разрыве.

Давайте разберем это на примере.

В примере у нас есть один проект с бюджетом 3 млн. и расходной составляющей в 400 000 р. ежемесячно на протяжении 6 месяцев. Данная сделка кажется привлекательной и прибыльной.

Рассмотрим разные варианты поступления денег от клиента.

1 вариант: 100%-ая предоплата

Вы договорились с клиентом о 100% предоплате, в этом случае все хорошо и ваш ДДС по данной сделке будет выглядеть вот так:

2 вариант: оплата по 50% в начале и конце

Вы договорились с клиентом о предоплате 50% и 50% постоплаты. В этом случае у нас возникает кассовый разрыв, который хорошо видно в отчете ДДС.

Заранее понимая, что данный проект при свой положительной рентабельности в целом влечет за собой кассовый разрыв, нужно принимать меры заранее. Например, договориться с клиентом на разбиение оплат от него.


3 вариант: оплата, разбитая на 3 равные части

Наглядно понимая, что вам грозит кассовый разрыв, договаривайтесь с клиентом разбить оплату на 3 равные части, 1 млн. предоплата, 1 млн. в середине и 1 млн. в конце проекта.

Своевременно получив информацию о кассовом разрыве, мы приняли правильные управленческие решения и избежали его.

Представленный пример сильно упрощен для более наглядного понимания функции отчета ДДС и кассовых разрывов. На практике же мало бизнесов, в которых только одна сделка и нет параллельных. Также, кассовый разрыв может возникнуть не в рамках конкретной сделки, а в рамках бизнеса в целом. Добавьте 100 000 р. ежемесячной аренды в пример и получим отрицательную рентабельность в бизнесе.

Как избежать кассового разрыва. Опыт основателя платформы по управлению талантами.

Данила Жаров, основатель платформы по управлению талантами Motivity, считает, что кассовые разрывы неизбежны. По словам Жарова, Brizo в этом вопросе помогает собирать всю информацию вплоть до мелких деталей в одном месте. Сервис показывает потенциальную угрозу кассового разрыва. И тогда можно быстро совершить правильные шаги для его устранения.

Опыт коммерческого директора ИТ-компании UNIWEB

Вадим Нисанов, коммерческий директор ИТ-компании UNIWEB, отмечает, что у них также случались кассовые разрывы, особенно на первых этапах работы. Причиной этому было отсутствие структурированной и удобной системы хранения со всей актуальной информацией по клиентам. Менеджеры иногда забывали вовремя отправить счет на оплату или напомнить клиенту о ней. А Brizo CRM сделал работу коммерческого блока прозрачнее и организованнее. Качество общения с заказчиками повысилось за счет точного выполнения дедлайнов и договоренностей. Проблема кассового разрыва стала неактуальной.

Реальная эффективность бизнеса, отчет ОПиУ (P&L)

Отчет о прибылях и убытках немного сложнее, строится по операционному виду деятельности и методом начисления. Операционный вид деятельности – это все расходы и доходы, связанные непосредственно с вашей деятельностью.

Например, если вы продаете яблоки, то деньги, полученные в результате продажи яблок и деньги, потраченные на их закупку, и будут операционными доходами и расходами..

Любая транзакция в идеале должна иметь 2 даты:

• первая – это фактическая дата, когда мы получили или выплатили деньги;
• вторая – это, к какой дате ее относить, так называемая дата начисления (дата выполнения обязательств).

Рассмотрим отчет о прибылях и убытках (P&L) на примере:

Допустим, мы оказали какую-то услугу для нашего клиента стоимостью 100 000 р. в марте, но клиент попросил отсрочку с платежом на 2 месяца. Прошло 2 месяца и в мае клиент оплатил нам 100 000 р. как и обещал, соответственно в Brizo CRM мы завели поступление 100 000 р. с фактической датой оплаты в мае, но также указали дату начисления в марте.

Если мы попытаемся оценить эффективность бизнеса по отчету ДДС, то мы увидим приход в мае. Можно считать, что мы молодцы и заработали в мае 100 000 р. Но это не так, потому что фактически мы заработали эти деньги в марте, и заслуга в размере 100 000 р. – это заслуга марта, а не мая. Поскольку отчет о прибылях и убытках строится именно по дате начисления, то в нем эти 100 000 р. будут отнесены не к моменту оплаты (май), а к моменту реальной выполненной работы (март).

Пример так же намеренно упрощен для простоты восприятия. Почти в любом бизнесе много сделок, со всеми контрагентами свои договоренности о рассрочке или вариантам оплаты и они редко совпадают с реальными датами оплат. Поэтому понять реальную эффективность своего бизнеса легче всего по отчету ОПиУ.

Оба отчета в Brizo формируются автоматически, вам необходимо только фиксировать все поступления и выплаты.

Опыт коммерческого и исполнительного директора строительной компании ЭМИ

Катерина Гроссе, коммерческий и исполнительный директор строительной компании ЭМИ, вела управленческий учет в Excel. А такие программы, как Bitrix и 1С, были слишком сложными и неудобными. К тому же, совершенно не адаптированными под конкретные задачи малого и среднего бизнеса. А заказывать доработку для ЭМИ, значит ввязываться в вечные расходы на содержание команды программистов. Да и экспертизы в области проектирования и разработки такого рода решений у компании не было. Excel — прекрасный инструмент, но при совместной работе бывает крайне неэффективен. Отказываясь от современных инструментов работы с продажами, коммуникаций с клиентами, компании рискуют проиграть в конкурентной борьбе.

Несмотря на отсутствие финансовых проблем в компании, нормально планировать, тоже не получалось. Компания не всегда могла посчитать рентабельность проекта, реальную эффективность и, по словам Катерины, уверенно топталась на одном месте.

Приход Brizo CRM в ЭМИ упростил подсчет финансов и избавил от вороха разрозненных Excel-табличек. Менеджеры стали экономить кучу времени, которое стало особо дорого во время корона пандемии. А руководитель теперь имел перед глазами в одном месте финансы, процессы и задачи.


Резюме

В современном мире люди стремятся к легкости и удобству. Никому не нравится возиться в перегруженных системах и тратить время на неудобные устаревшие интерфейсы. Клиенты Brizo CRM отмечают простоту сервиса в использовании. По их словам, система интуитивно понятна, и буквально с первых кликов помогает стать более свободным в решении разных важных финансовых вопросов.