Эффективный финансовый контроль бизнеса: зачем нужны управленческие отчеты

Постоянное отслеживание финансовых и материальных потоков - обязательное условие успешного бизнеса. Все компании, независимо от масштабов своей деятельности, обязаны вести бухучет и представлять финансовую отчетность в госорганы. Но для грамотной работы с денежными средствами компании и построения успешной стратегии развития бизнеса, нужен управленческий учет и отчетность, без которых адекватно оценить финансовую эффективность деятельности практически нереально.

Главная отличительная черта управленческого учета - разнообразие структур и форм, то есть, каждая компания, исходя из своих потребностей, устанавливает свои требования к управленческой отчетности. Для того чтобы управленческие отчеты показывали реальное положение дел и имели прикладную ценность, на этапе внедрения управленки нужно точно определить:

• цель составление отчетов;
  
• перечень необходимых показателей;
  
• удобную форму представления отчетности.

Ведение учета без решения всех организационных вопросов может привести к тому, что информация не будет иметь ценности для принятия управленческих решений в условиях конкретного бизнеса или будет искажать реальное положение дел в компании.

Именно поэтому, несмотря на необязательный характер внедрения и использования системы управленческого учета, к его организации нужно подходить максимально ответственно: сформировать четкий план предоставления управленческих отчетов, определить их целевую направленность и предназначение. Это позволит минимизировать ошибки в принятии финансовых решений и управлении компанией, добиться системного развития бизнеса и снизить риски финансовых потерь.


Как достоверный управленческий отчет влияет на ситуацию в бизнесе

Управленческие отчеты - это не просто объективные цифры. Грамотное внедрение и настройка управленки позволяет:

• Системно контролировать ситуацию и своевременно выявлять проблемы, адресно прилагать усилия для их решения.
  
  
• Не платить за ошибки ТОП-менеджмента, предотвращать финансовые потери на всех этапах работы компании и выстраивать конструктивный диалог с руководящим звеном, имея четкие цифры и факты на руках.
  
  
• Развивать и усовершенствовать бизнес. Получение качественных управленческие данных позволит смотреть вперед и делать обоснованные прогнозы, принимать взвешенные решения, повышать эффективность ключевых сотрудников.
  

Недостоверность управленческой отчетности: в чем причина

Распространенных причин несколько:

«Темные» области в бизнес-процессах:

• вы можете не видеть некоторые процессы;
  
• у вас может присутствовать деятельность, не организованная в процессы;
  
• некоторые процессы могут контролироваться недостаточно.
  
  

Сотрудники не умеют или не хотят предоставлять полную и достоверную информацию:

• ответственные за определенные процессы бояться проверок, лишних вопросов или итого хуже, присутствуют злоупотребления;
  
• ответственные за бизнес-процессы недостаточно квалифицированы и компетентны для того, чтобы организовать работу правильно.

Несогласованность финансовой терминологии:

• сотрудники путаются в финансовых терминах;
  
• для описания определенных ситуаций термины отсутствуют.
  
  

3 главных управленческих отчета: цели, виды, принципы составления

Управленческий учет основывается на бухгалтерских данных, но в отличии от бухучета предназначен не для внешних пользователей (контролирующих органов), а для внутренних нужд компании.

Главные цели управленческого учета:

• сбор и своевременное предоставление руководству достоверных финансовых данных;
  
• формирование на базе полученной информации четкой тактики и стратегии работы компании на следующий период;
  
• создание программ, направленных на развитие компании;
  
• отслеживание движения денег и исключение необоснованных расходов;
  
• принятие максимально эффективных решений на основе управленческих данных.

Самое главное в управленческих отчетах - доступность подачи и понятность для собственников, руководителей, и других пользователей, кому они предназначается.

Точная структура и глубина детализации управленческой информации определяется индивидуально для каждого конкретного бизнеса. Но есть 3 основных отчета, которые в любом случае должны присутствовать, независимо от того, каковы масштабы вашего бизнеса и какой деятельностью занимается ваша компания.


Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ, P&L)

ОПиУ формируется для анализа эффективности деятельности компании и строится за определенный период: неделя, месяц, квартал, год.

Благодаря отчету P&L вы получите понимание того, как ведется бизнес в компании, какие бизнес-процессы помогают вам получать прибыль, а какие мешают.

Главный вопрос, на который отвечает отчет ОПиУ, - сколько бизнес заработал денег за определенный период времени. Отчет о прибылях и убытках дает понимание эффективности работы компании через такие показатели, как прибыль и рентабельность.

Отчет о движении денежных средств (ДДС, Cashflow)

ДДС - это отчет, который показывает, сколько денег есть у компании на начало и на конец определенного периода. Он дает понимание того, хватит ли вам этих денежных средств на достижение поставленных целей.

Cashflow строится по все кассам компании и всем ее расчетным счетам. В отчете учитываются только те поступления и выплаты, которые пересекают "контур" предприятия (поступления за товары, услуги, выплаты поставщикам и т.д.).

Для детализации денежного потока в ДДС, деятельность компании разделяют на операционную, инвестиционную и финансовую. Благодаря этому собственнику или руководителю гораздо легче и нагляднее оценивать воздействие каждого направление на финансовое положение бизнеса.

Главное предназначение ДСС - показать, хватит ли вам в определенном периоде времени поступлений для совершения всех необходимых выплат или вас ждет кассовый разрыв.

Кассовый разрыв - период, в котором нужно произвести выплату или выплаты, а поступлений в это время не предвидится.

Один из основных элементов ДДС - платежный календар, в котором планируются все поступления и выплаты на будущие периоды.

Управленческий баланс

Управленческий баланс - отчет, дающий ответы на 3 основных вопроса:

• сколько денег вы вложили в бизнес;
  
• каковы источники этих денежных средств;
  
• на что ваши деньги были потрачены.
  
  

Баланс позволяет увидеть состояние компании в конкретном моменте, так как формируется на конкретную дату.

Он состоит из двух частей:

• активы (имущество);
  
• пассивы (обязательства).
  
  

Управленческий баланс составляется на основе бухгалтерского баланса.


Как понять, что перед вами правильный отчет

Качественный управленческий отчет:

• Достоверный. Перед вами 3 отчета: ДДС, ОПиУ, баланс. Во всех трех отчетах есть одинаковые значения. Если цифры везде сходятся до сотых - отчетность показывает правду.
  
• Своевременный. Управленческие отчеты должны подаваться по расписанию, день в день. Запоздалая отчетность не поможет оперативно принять нужные решения, данные в ней уже устарели.
  
• Позволяющий принять верное управленческое решение. Например, вы хотите приобрести новую оргтехнику в офис. На это вам нужно 100 тыс. Но P&L показывает, но в этом месяце вы заработали на 200 тыс. меньше, чем было запланировано. Вы понимаете, что покупка техники откладывается.
  

Brizo CRM - эффективный инструмент для контроля ваших финансов

Независимо от того, производите вы продукцию, продаете товары или оказываете услуги, Brizo CRM поможет вам увидеть реальную финансовую картину вашего бизнеса. Наша CRM располагает функционалом для работы с финансами и ведения управленческого учета. В Brizo вы можете:

• заносить финансовую информацию и прикреплять данные к сделкам/проектам;
  
• работать с финансами прямо в карточках сделок, в которых автоматически просчитывается прибыль и рентабельность на основе прикрепленных к ним транзакций;
  
• вести платежный календарь - планировать поступления и выплаты, а Brizo на основе этих данных будет автоматически прогнозировать возможные кассовые разрывы;
  
• получать данные из автоматически формирующихся системой отчетов P&L и Cashflow;
  
• анализировать финансовые данные по разным срезам (деньги по этапам воронки продаж, финансы по менеджерам, финансы по контрагентам).

Один раз грамотно внедрив и правильно настроив Brizo, вы получите удобную CRM для системных продаж и управления отношениями с клиентами + управленческий учет с достоверной финансовой информацией, которую можно просмотреть в любой момент.


С Brizo вы сможете:

• контролировать финансовую эффективность компании;
  
• сопоставлять данные прошедших периодов и определять динамику развития бизнеса;
  
• своевременно принимать решения для улучшения показателей эффективности работы;
  
• находить новые возможности для развития бизнеса;
  
• разрабатывает стратегии на разные периоды;
  
• выявлять причины финансовых потерь и снижать риски.

Достоверная, правильно структурированная и оформленная управленческая информация даст вам возможность оценивать финансовую ситуацию в компании, выявлять сильные и слабые стороны сделок, проектов, направлений деятельности в честности и бизнеса в целом, грамотно распределять и перераспределять трудовые, материальные и финансовые ресурсы предприятия, строить краткосрочные и долгосрочные планы.

Воспользовавшись нашей услугой «Финконсалтинг», вы сможете получить помощь с внедрением и настройкой управленческого учета в Brizo под ваш бизнес или вообще заказать полноценное обслуживание удаленной финансовой службой на постоянной основе.